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POLÍTICA PARA EL MANEJO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA PARA EL MANEJO DE DATOS PERSONALES

  

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario  1377 de 2013 y la Sentencia C748/2011 mediante la cual se declaró exequible el  proyecto de la Ley Estatutaria de protección de datos personales, NETDATA  COLOMBIA SAS. adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales  (en adelante “La Política”), la cual será informada a todos los titulares de los datos  recolectados o que en el futuro se obtengan.  

 

MARCO LEGAL  

Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008  

Ley Estatutaria Ley 1581 de 2012  

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,  

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013  

Jurisprudencia de la Corte Constitucional de Colombia.  

 

1. PRINCIPIOS RECTORES  

NETDATA COLOMBIA SAS., en adelante “NETDATA” o NETDATA COLOMBIA SAS., sociedad con domicilio en la Carrera 9 # 115 – 30 Edif. Tierra Firme, Ofic. 608 en la  ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia, página web:  https://www.netdatanetworks.com/, en cumplimiento de lo previsto en el Decreto  1377 de 2013, ha desarrollado la presente política para el manejo de datos  personales de nuestros Clientes y Usuarios en las diferentes líneas de negocio de la  Compañía.  

NETDATA COLOMBIA SAS., es responsable por toda la información personal que está  en su poder o control, esto incluye cualquier información personal que reciba  directamente como responsable del tratamiento, de clientes individuales, clientes  prospectivos individuales, empleados, contratistas o personas que busquen trabajar con ella y como encargado del tratamiento de la información personal que pueda  recibir de manera indirecta, por ejemplo, a través de clientes corporativos o del sector  gobierno.  

Teniendo en cuenta lo anterior, se establecieron políticas y procedimientos orientados  a proteger la información personal. Para NETDATA COLOMBIA SAS., es importante  que nuestros Clientes y Usuarios conozcan esta política, para lo cual lo invitamos a  leerla en su totalidad.  

NETDATA COLOMBIA SAS. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la  intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en  consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad,  finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida,  seguridad y confidencialidad. Todas las personas que suministren datos personales a  NETDATA COLOMBIA SAS., podrán conocerla, actualizarla, rectificarla, suprimirla o  revocar la autorización previamente otorgada.  

 

2. DEFINICIONES.  

Para la interpretación y aplicación de la presente política, se tendrán en cuenta las  siguientes definiciones de acuerdo con la ley:  

Usuario: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.  

 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de  Tratamiento. 

 

Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o  varias personas naturales, determinadas o determinables.  

 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí  misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta  del responsable del Tratamiento.

 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí  misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los  datos, en este caso NETDATA COLOMBIA SAS. y sus compañías filiales.

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a  cabo el Tratamiento de Datos Personales.  

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.  

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,  tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.  

 

Persona natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título  personal.  

 

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido  pueden generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o  étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia  a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva  intereses de cualquier Partido político o que garanticen los derechos y garantías de  partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual,  y los datos biométricos.  

 

Datos privados: Son los datos que por su naturaleza íntima o reservada solo son  relevantes para el titular.  

 

Datos semiprivados: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni  pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a  cierto sector o a la sociedad en general.  

 

Datos públicos: Es los datos que no sea semiprivados, privados o sensibles y pueden  estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas y boletines  oficiales y sentencias judiciales.  

 

Aviso De Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable,  dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le  informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le  serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  

 

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta  (heredero).  

 

Datos Indispensables: se entienden como aquellos datos personales de los titulares  imprescindibles para llevar a cabo la actividad de prestación de servicios en salud.  Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares  de estos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos. 

 

Datos Opcionales: son aquellos datos que la UCSI requiere para ofrecer servicios  adicionales en investigación, docencia, extensión, ofertas laborales, etc.  

 

Encargado Del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí  misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta  del Responsable del Tratamiento.  

 

Ley De Protección De Datos: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios  o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.  

 

Habeas Data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las  informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos  de entidades públicas y privadas.  

 

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o  encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la  información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del  tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.  

 

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos  dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la  realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 

 

3. RECOLECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE NETDATA  COLOMBIA SAS.  

Esta política será aplicable en caso de que usted como Usuario, decida realizar,  estudios de solución, demos, cotizaciones de servicios y/o equipos, compras a  NETDATA COLOMBIA SAS. de manera directa o a través de cualquier tercero que  nos refiera, entre otros, donde NETDATA COLOMBIA S.A.S. realice tratamiento de  datos personales, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada  caso, las cuales, de cualquier manera, serán claras y de voluntaria aceptación.  

Al momento en que nos dé su autorización para la recolección y tratamiento de sus  datos personales, los mismos podrán usarse para actividades de mercadeo y  publicidad; análisis de información; inteligencia de mercados; envío de información  acerca de nuestros productos, servicios, promociones, eventos, alianzas y ofertas,  entre otros; y mejoramiento del servicio.  

Así mismo, podremos transferir la información personal suministrada a encargados  o terceros que se encuentren dentro del territorio nacional o en otros países, lo cual  se incluirá en todo caso en la autorización solicitada, sin embargo, no estamos  obligados a solicitar su autorización para las transmisiones nacionales e  internacionales cuando se cumplan los requisitos señalados en la Ley 1581 de 2012.  Podremos utilizar su dirección de correo electrónico, su dirección de correo física y/o  su número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con nuestros  productos y servicios, contactarlo para eventos y actividades de mercadeo, y en  cualquier momento, podrá optar por no recibir ningún tipo de mensaje por parte de  nosotros, dando respuesta al correo enviado informándonos de su voluntad.  

En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, se le comunicará de manera  clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y  suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.  

 

4. OBJETIVO DE LA POLÍTICA  

La presente Política tiene como objetivo definir los lineamientos generales para el  cumplimento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de bases de datos personales. En virtud de la misma se  establecerán los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y  supresión de los datos personales tratados por NETDATA COLOMBIA S.A.S.  

 

5. ALCANCE DE LA POLÍTICA  

Esta Política aplicará para toda la información personal registrada en las bases de  datos de NETDATA COLOMBIA S.A.S., quienes actuarán como Responsables del  Tratamiento de los Datos Personales, entre ellas por regla general las bases de datos:  de empleados, clientes y proveedores pero aplicable a todas sin limitación alguna.  

 

6. OBLIGATORIEDAD DE LA POLÍTICA  

Esta Política es de obligatorio cumplimiento para NETDATA COLOMBIA S.A.S.

 

7. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  

La siguiente es la información de las compañías responsables del Tratamiento  de Datos Personales, actualmente en NETDATA COLOMBIA S.A.S.:  

NETDATA COLOMBIA S.A.S., identificada con número de NIT 900.590.424-4,  con domicilio principal en la Carrera 9 # 115 – 30 Edif. Tierra Firme, Ofic. 608  en la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia, página web:  https://www.netdatanetworks.com 

 

8. TRATAMIENTO Y FINALIDAD  

El Tratamiento que llevarán a cabo los responsables de las bases de datos se  realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de  2013 y la normatividad que adicione o modifique la regulación de  protección de datos personales, incluyendo los términos fijados dentro de la  presente Política. 

Los datos personales que sean recopilados por NETDATA COLOMBIA S.A.S.  únicamente serán utilizados con las finalidades establecidas en los respectivos  avisos de privacidad o autorizaciones de tratamiento de datos que sean  autorizados por los titulares de la información.  

Sin embargo, las bases de datos también podrán ser utilizadas para las  siguientes finalidades:  

    1. Efectuar todas las gestiones necesarias para el desarrollo del objeto  Social de NETDATA COLOMBIA S.A.S., en todo lo relacionado con el  cumplimiento del objeto del contrato celebrado entre la Compañía y el  Titular de la información.  
    2. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos o servicios.
    3. Gestionar solicitudes, quejas o reclamos promovidos por el Titular de la  Información o por autoridades judiciales mediante orden judicial. 

 

9. DATOS SENSIBLES  

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso  indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen  racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la  pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que  promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y  garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a  la vida sexual y los datos biométricos.  

Para la recolección de este tipo de datos, solicitaremos su autorización expresa e  informaremos de manera previa o concurrente, cuáles de los datos objeto de  tratamiento son considerados “sensibles” y su finalidad.  

En todo caso le informaremos que no está obligado a suministrar datos sensibles. Si  Usted no nos otorga su autorización para el tratamiento de datos sensibles, y los  mismos no son indispensables para el fin de la actividad que se realiza, no  procederemos a solicitarle ningún tipo de información.

La presente política estará vigente por el tiempo en que NETDATA COLOMBIA S.A.S. ejerza su objeto social en Colombia, o hasta el término que la sociedad decida.  

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por  parte de NETDATA COLOMBIA S.A.S., por lo nos comprometemos en caso de ser  modificada, de hacerle llegar a todos nuestros usuarios, clientes, y personas de las  que tengamos información las nuevas Políticas.  

 

10.TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES  

En caso de que los responsables deban realizar el manejo de datos sensibles, por  parte de ellos (NETDATA COLOMBIA S.A.S.) se garantiza que se obtendrá la  autorización para el tratamiento de dichos datos de manera previa y expresa, dando  cumplimiento a las siguientes obligaciones:  

    1. Se informará al Titular de los datos sensibles que por tratarse de datos sensibles  no está obligado a autorizar su tratamiento.  
    2. Se informará al Titular de los datos sensibles, de forma previa y expresa, cuáles  son los datos sensibles y cuál es la finalidad y cuál será el tratamiento que se les  dará.  
    3. No se condicionará la ocurrencia de ninguna actividad a que el Titular suministre  sus datos sensibles.  

11. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN  

Los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

    1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de  tratamiento.  
    2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos,  incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté  prohibido o no haya sido autorizado.  
    3. Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se  exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria  la autorización).  
    4. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos  personales. 
    5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por  infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente y a la presente Política.
    6. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un  deber legal o contractual que impida a NETDATA COLOMBIA S.A.S. eliminarlo.
    7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre este tipo de información o sobre los  datos relacionados con menores de edad.  
    8. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de  tratamiento.  

 

12. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES  

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos que prevalecen de los niños,  niñas y adolescentes.  

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes,  salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.  

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y  capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los  que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido  de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y  seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho  a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.  

 

13.DEBERES DE NETDATA COLOMBIA S.A.S., EN RELACIÓN CON EL  TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.  

NETDATA COLOMBIA S.A.S. tendrá presente que los datos personales son propiedad  de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los  mismos. NETDATA COLOMBIA S.A.S. dará uso de dichos datos solamente para las  finalidades que se encuentran dentro de su objeto social, respetando en todo caso la  normativa vigente sobre la Protección de Datos Personales. 

Las políticas de privacidad de la información son de obligatorio cumplimiento para  todos los empleados y contratistas de NETDATA COLOMBIA S.A.S. en Colombia, sin  importar su función o línea de negocio. Todos los empleados y contratistas están  obligados a continuar protegiendo la información de NETDATA COLOMBIA S.A.S.  después de terminar su relación contractual con la sociedad.  

Cada área funcional dentro la empresa deberá adoptar las medidas necesarias para  cumplir con los principios y obligaciones establecidos en el presente documento e  implementar los mecanismos necesarios para evidenciar dicho cumplimiento, tanto  ante los interesados como ante las autoridades de supervisión.  

En especial los empleados y contratistas de NETDATA COLOMBIA S.A.S. en Colombia  siempre deben:  

    • Realizar esfuerzos razonables para limitar el manejo de datos de carácter  personal al mínimo necesario.  
    • Orientarse por el respeto a los derechos y libertades de las personas, sin  mostrar discriminación.  
    • Tomar precauciones razonables para proteger la información personal contra  su uso para fines erróneos y revelación inadvertida.

14. DEBERES GENERALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos  personales, es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:  

    1. NETDATA COLOMBIA S.A.S. es la Compañía responsable del Tratamiento de  bases de datos personales.  
    2. Los terceros que tengan acceso a las bases de datos serán encargados del  Tratamiento y por tanto deberán dar cumplimiento a lo establecido por la Ley  1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las normas que las complementen,  modifiquen y la presente Política.  
    3. Las normas de protección de datos personales son de obligatorio cumplimiento  en todo el territorio colombiano y para transmitir datos personales a otros países,  la legislación de estos debe contemplar medidas de seguridad, iguales o  superiores a las contenidas en las leyes que regulan la materia en Colombia. 
    4. Se consideran bases de datos personales en NETDATA COLOMBIA S.A.S. todas  las que contengan información de personas naturales, sean proveedores,  clientes, consumidores, voluntarios o vinculados por cualquier medio a  NETDATA COLOMBIA S.A.S., empleados o cualquier otra persona natural cuya  información sea objeto de Tratamiento por parte nuestra. Por excepción, no es  necesaria la aplicación de la presente política en las siguientes situaciones: 

      Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y  defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control  del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.  

      Las bases de datos que tengan como fin y contengan información de  inteligencia y contrainteligencia.  

      Las bases de datos y archivos que contengan información periodística y  otros contenidos editoriales.  

    5. NETDATA COLOMBIA S.A.S., en todas sus actuaciones y/u operaciones  comerciales, incorporará el respeto por la protección de datos personales. En  consecuencia, solicitará desde el ingreso del dato, autorización para el uso de la  información que reciba y para las finalidades propias de su objeto social.  
    6. NETDATA COLOMBIA S.A.S., respeta los principios establecidos en las normas  que regulan la protección de datos personales y atenderá en transacciones  comerciales, en el manejo de información de datos personales, las finalidades  que se deriven de la recolección de los mismos.  
    7. NETDATA COLOMBIA S.A.S., implementará todas las gestiones y acciones  necesarias para garantizar la efectividad en la preservación del derecho  consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la  complementen, modifiquen o deroguen.  
    8. NETDATA COLOMBIA S.A.S., dará a conocer a todos sus clientes, proveedores,  empleados, voluntarios y demás personas naturales que tengan alguna relación  directa con la Compañía, los derechos que se derivan de la protección de datos  personales.  

 

15. DEBERES ESPECIFICOS  

    1. A partir de la fecha en que entre en vigencia la presente Política, todo empleado  que inicie vínculo laboral con NETDATA COLOMBIA S.A.S., debe incluir en su contrato laboral una cláusula mediante la cual se exprese el compromiso frente  al cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. 
    2. Se incluirá en el Reglamento Interno de Trabajo, como una obligación de cada  empleado de NETDATA COLOMBIA S.A.S., el respeto, preservación y el uso  adecuado para los fines en que se solicite un dato personal, en cumplimiento  de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013.  
    3. A todo tercero que por relación con una o con varias áreas de NETDATA  COLOMBIA S.A.S., requiera bases de datos personales se incluirá en su  contrato o documento que regule la relación comercial con NETDATA  COLOMBIA S.A.S., una cláusula contractual donde se exprese el conocimiento  de la normativa y la responsabilidad en el cumplimiento de esta, y así mismo  requerirá previa autorización por parte del Titular para tratar sus datos  personales.  
    4. A todos los proveedores, clientes, voluntarios o vinculados por cualquier medio  a NETDATA COLOMBIA S.A.S., empleados o cualquier otra persona cuya  información sea objeto de Tratamiento por parte nuestra, se les debe pedir por  escrito la autorización para que sus datos puedan ser tratados sin  restricciones. Esta autorización debe extenderse a todos los efectos que en  nuestro ejercicio se presenten.  
    5. En la autorización citada en el párrafo anterior se debe igualmente dejar clara  la responsabilidad de los Titulares de mantener la información actualizada y  veraz, comunicando oportunamente a NETDATA COLOMBIA S.A.S., a la cual  confirió su autorización, cualquier modificación al respecto.  
    6. Todas las bases de datos personales que las áreas de NETDATA COLOMBIA  S.A.S. traten, deben tener la garantía de recuperación (back up).
    7. Se debe tener acceso limitado a las bases de datos personales. Cuando estas  se envíen por medios masivos, deberán contener claves para que el acceso a  ellas sea restringido.  
    8. No se deben publicar bases de datos en la intranet o en internet sin que estas  tengan restricción para su acceso.  
    9. Periódicamente NETDATA COLOMBIA S.A.S. deben propiciar campañas para la  actualización de sus bases de datos personales.

 

16. GARANTÍAS AL DERECHO DE ACCESO POR PARTE DE NETDATA COLOMBIA  S.A.S.  

NETDATA COLOMBIA S.A.S. garantizará el derecho de acceso, previa  acreditación de la identidad del Titular, legitimidad o personalidad de su  representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de  manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.  

 

17. CONSULTAS  

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes podrán consultar sus  datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, NETDATA  COLOMBIA S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares  de datos personales toda la información contenida en el registro individual o que esté  vinculada con la identificación del Titular.  

Con relación a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, NETDATA  COLOMBIA S.A.S. garantiza:  

    1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
    2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos.  
    3. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren  en operación. Independientemente del mecanismo que se implemente para la  atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo  de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento  en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes  señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones  por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso,  podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer  término. Las consultas que se efectúen respecto a datos personales deberán ser  remitidas mediante un correo electrónico a la siguiente dirección:  info@netdatanetworks.com.


18. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS RECLAMOS Y  PETICIONES 

 

A. CONSULTAS  

Los Titulares PODRÁN consultar la información personal del Titular que repose en  NETDATA COLOMBIA S.A.S. quien suministrará toda la información contenida en el  registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.  

La consulta se formulará a través de petición escrita y entregada en las instalaciones  de NETDATA COLOMBIA S.A.S.  

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados  a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la  consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos  de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún  caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer  término.

 

B. RECLAMOS 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una  base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando  adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la  normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante  NETDATA COLOMBIA S.A.S. el cual será tramitado bajos las siguientes reglas:  

    1. El reclamo deberá ser presentado por el Titular de los datos personales, dirigido  al correo electrónico info@netdatanetworks.com en este correo el Titular  deberá indicar si desea que sus datos sean actualizados, rectificados o  suprimidos, o bien si desea revocar la autorización que se había otorgado para  el tratamiento de los datos personales. Para efectos de reclamos el Titular  deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012. Si el  reclamo estuviese incompleto el Titular lo puede completar dentro de los cinco  (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las  fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del  reclamo. En caso que la persona que reciba el reclamo no sea competente para  resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)  días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el  reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días  hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no  fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al  interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo,  la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al  vencimiento del primer término.  
    2. Una vez recibido el documento con el reclamo debidamente diligenciado, éste  se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un  término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta  que el reclamo sea decidido.  
    3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles  contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere  posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado  los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en  ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento  del primer término.  
    4. Petición de actualización, rectificación y supresión de datos.  

NETDATA COLOMBIA S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la  información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el  procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la  solicitud escrita a la dirección de la NETDATA COLOMBIA S.A.S., indicando la  actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que  soporte su petición.  

 

19. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS  

NETDATA COLOMBIA S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud  del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto,  NETDATA COLOMBIA S.A.S. tendrá en cuenta lo siguiente:  

    1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular  debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su  petición.  
    2. NETDATA COLOMBIA S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le  faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los  datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que  NETDATA COLOMBIA S.A.S. considere pertinentes.  
    3. NETDATA COLOMBIA S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros  métodos, que se pondrán a disposición de los interesados en la página web o  solicitándolos mediante correo electrónico a la dirección  info@netdatanetworks.com

 

20. SUPRESIÓN DE DATOS  

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a  NETDATA COLOMBIA S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales  cuando:  

    1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios,  deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.  
    2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron  recabados.  
    3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los  que fueron recabados.  

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de  acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o  tratamientos realizados por NETDATA COLOMBIA S.A.S. El derecho de supresión no  es un derecho absoluto y el responsable del Tratamiento de datos personales puede  negar el ejercicio del mismo cuando:  

    1. El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la  base de datos.
    2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas  vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la  actualización de sanciones administrativas.  
    3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados  del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir  con una obligación legalmente adquirida por el Titular.  

 

21. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN  

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el  consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición  legal o contractual. Para ello, NETDATA COLOMBIA S.A.S. establecerá mecanismos  sencillos que le permitan al Titular revocar su consentimiento.  

Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

    1. Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que NETDATA COLOMBIA  S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.
    2. Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o  de estudios de mercado. En este caso, NETDATA COLOMBIA S.A.S. deberá dejar  de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del  Tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada,  puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.  

 

22. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES 

NETDATA COLOMBIA S.A.S. como entidad prestadora de servicios en salud y por  motivos de tratamiento médico, podrá efectuar transferencia de datos personales y  sensibles de los titulares, en calidad de pacientes, que por su cuadro clínico requieran  ser sometidos a tratamientos médicos en entidades internacionales.  

Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares, NETDATA  COLOMBIA S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y  se comprometan a observar esta política, bajo el entendido que la información  personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados con NETDATA COLOMBIA S.A.S. y solamente mientras ésta dure y no  podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia  internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley  1581 de 2012.  

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la NETDATA  COLOMBIA S.A.S., no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su  consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de  conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.  

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para  transferir y transmitida Información Personal. La información será transferida y  transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con la NETDATA  COLOMBIA S.A.S.  

 

23. REGLAS GENERALES APLICABLES  

NETDATA COLOMBIA S.A.S. establece las siguientes reglas generales para la  protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos,  ficheros electrónicos e información personal:  

    1. Garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
    2. Tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de  las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un  tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de  los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.  
    3. Se realizarán auditorías y controles de manera periódica para garantizar la  correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
    4. Es responsabilidad de los empleados y colaboradores de NETDATA COLOMBIA  S.A.S., reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático,  violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos  personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad o conductas  que puedan vulnerar la intimidad de una persona. 
    5. Para garantizar la protección de la información personal, adoptará, en sus portales  transaccionales, todos los mecanismos para garantizar la confidencialidad de la  información.
    6. La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será  un complemento fundamental de estas Políticas.

 

24.REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS  

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo  25 de la Ley 1581 de 2012, NETDATA COLOMBIA S.A.S. inscribirá de manera  independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las bases de  datos que contengan datos personales y cuyo tratamiento se realice por parte de la  Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas  bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fue creada (artículo 9 Decreto  886 de 2014). En el registro que se efectúe de las bases de datos, NETDATA  COLOMBIA S.A.S. indicará su razón social, número de identificación tributaria, así  como sus datos de ubicación y contacto. NETDATA COLOMBIA S.A.S. indicará en el  Registro Nacional de Base de Datos la razón social, número de identificación tributaria,  ubicación y contacto de los Encargados del tratamiento de sus bases de datos  (artículo 7 del Decreto 886 de 2014). Finalmente, NETDATA COLOMBIA S.A.S. deberá  actualizar en el Registro Nacional de Bases de Datos la información inscrita cuando  se presenten cambios sustanciales a la misma.  

 

25. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN  

NETDATA COLOMBIA S.A.S. no venderá sus datos personales a otras compañías y  garantizará a los Titulares de la información, la seguridad, privacidad y  confidencialidad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta,  uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros. NETDATA  COLOMBIA S.A.S. puede estar obligado a revelar y/o compartir información personal  suya a las autoridades judiciales que lo soliciten en cuyo caso no se solicitará su  autorización.
 
Pondremos nuestros mejores esfuerzos para evitar que la información suministrada  a través de Internet sea objeto de consultas o manipulación malintencionada por terceros, sin embargo, la transmisión de datos a través de Internet o cualquier red  inalámbrica no puede catalogarse en todo momento como segura y por ende, no  podemos garantizar al Titular que lo anterior no suceda.  
 
Adicionalmente, algunos de nuestros portales pueden contener vínculos a páginas  web de terceros, sobre las cuales no tenemos manejo ni control alguno, por tal  motivo, no nos hacemos responsables por el contenido, políticas de privacidad,  seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo  su obligación conocer en los respectivos portales, las políticas relacionadas con la  protección y el tratamiento de su información.  

 

26. ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD  

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN: Bajo el principio de confidencialidad,  todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no  tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la  información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que  comprende el tratamiento de la información, por lo tanto la NETDATA COLOMBIA  S.A.S. firma acuerdos de confidencialidad con sus colaboradores.  

Todo empleado, contratista y/o tercero vinculado a NETDATA COLOMBIA S.A.S. debe  firmar un compromiso de confidencialidad y no divulgación de la información. Lo  anterior implica guardar reserva cuando lo determine la ley o que la información  conocida por todo funcionario, contratista y/o tercero, bajo ninguna circunstancia  deberá ser revelada por ningún medio electrónico, verbal, escrito u otro, ni total ni  parcialmente, sin contar con previa autorización de la Gerencia. La firma del  compromiso de confidencialidad y no divulgación de información se realiza antes de  la firma del contrato.  

 

27. GESTIÓN DE INCIDENTE DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.  

La gestión de los incidentes de seguridad es un aspecto muy importante para lograr  el mejoramiento continuo de la seguridad de la información de cualquier entidad, el  principal inconveniente es que muchas organizaciones no lo utilizan adecuadamente.

Es vital tener presente que la revisión y la mejora continua del sistema son muy  importantes para garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la  información.  

Cuando se habla de la gestión de incidentes, la norma hace referencia a  recomendaciones relacionadas con la notificación de eventos y puntos débiles de  seguridad de la información y los procedimientos y responsabilidades que se deberían  asignar para la gestión de incidentes y mejoras de seguridad de la información.  

El objetivo que se persigue con la comunicación de los eventos que se presenten  relacionados con la seguridad de la información, es el de garantizar que las causas,  los tratamientos y la solución de dichos eventos sirvan para la implementación de  acciones correctivas y preventivas oportunas en casos similares que pudieran  presentarse en un futuro.  

Además de tener una herramienta para la gestión de incidentes es necesario  establecer las responsabilidades y los procedimientos de gestión para asegurar una  respuesta rápida, efectiva y ordenada a los incidentes en la seguridad de información.  Estos procesos contribuyen al logro de la mejora continua en la evaluación y  monitoreo de los incidentes en la seguridad de información.  

 

28.VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN  

La presente Política entra en vigor a partir de su aprobación, el día 08 de 03 de 2018 y  tendrá una vigencia indefinida o hasta que se modifiquen sustancialmente por vía  legal las condiciones propuestas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y  demás normas aplicables. Es un deber de los empleados de NETDATA COLOMBIA  S.A.S., conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su  cumplimiento, implementación y mantenimiento.  

 

29. CONTACTO  

Para conocer lo relacionado con nuestra política de protección de datos, usted puede  comunicarse a nuestro número 0057 1 5141469 o mediante el correo electrónico:  info@netdatanetworks.com, donde podrá realizar la respectiva solicitud. 

 

 

La presente POLÍTICA PARA EL MANEJO DE DATOS PERSONALES está incluida dentro de la estrategia corporativa para mantener la Seguridad de la Información y cumplimiento normativo por parte de NETDATA COLOMBIA SAS, estableciendo las bases y principios esenciales en el uso seguro de los sistemas de información y las telecomunicaciones. La presente política ha sido aprobada por la Dirección de la compañía en agosto de 2021.